Quy trình kế toán & Kiểm toán Công ty ... (QUY TRÌNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ)

[sweet_love]

QUY TRÌNH KẾ TOÁN

VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Mục lục:
Quy chế tài chính Công ty
Quy chế tổ chức và điều hành phòng kế toán tài chính
Quy trình kế toán và kiểm toán nội bộ Công ty
Quy trình lưu chuyển chứng từ
TÁC GIẢ : DIAMOND – NGUYỄN XUÂN TRƯỜNG
Nguon: hiephoiketoan.vn (HIỆP HỘI KẾ TOÁN KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH VIỆT NAM)
HÀ NỘI – NGÀY 28 THÁNG 07 NĂM 2011

QUYẾT ĐỊNH
(V/v : Ban hành quy trình kế toán & Kiểm toán Công ty CP ..... )

• Căn cứ điều lệ Công ty CP .........................
• Căn cứ luật kế toán
• Căn cứ quyền hạn và trách nhiệm của Chủ tịch HĐQT;
• Căn cứ vào quy mô và tình hình thực tế hoạt động kinh doanh của Công ty;

Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị Công ty Cổ Phần .....................Quyết định

Điều 1: Banh hành quy trình kế toán & kiểm toán nội bộ Công ty bao gồm các phần sau:

• Quy trình kế toán;
• Quy trình kiểm toán nội bộ

Điều 2: Các nội dung cụ thể của quy trình:

• QUY TRÌNH KẾ TOÁN

1/. Thực hiện quy chế thu chi:
Bộ phận kế toán cần quy định rõ quy chế thu chi, bao gồm trình tự thực hiện và các chứng từ có liên quan.

QUY CHẾ THU CHI

a/. Lập chứng từ kế toán:
Để việc thu chi được tiến hành nhanh chóng, người thực hiện nghiệp vụ này cần tiến hành lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh hoặc đã hoàn thành. Mọi số liệu ghi chép vào sổ kế toán phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp.
Ví dụ:
Người thực hiện thu chi trực tiếp hoặc thu hộ, chi hộ cần lập giấy đề nghị kèm các chứng từ chứng minh có liên quan đến việc thu chi.
Chứng từ kế toán cần ghi đủ các yếu tố sau:
1. Tên gọi của chứng từ (Thu, chi, hoá đơn,…)
2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ
3. Số liệu chứng từ
4. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
5. Nội dung chứng từ phát sinh
6. Ghi rõ số lượng và giá trị (bằng số, bằng chữ)
7. Chữ ký của người lập và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung chứng từ
Chứng từ kế toán cần lập đủ các liên tùy theo yêu cầu lưu giữ của cá nhân và công ty để đối chiếu khi cần thiết.
Chứng từ kế toán (bao gồm chứng từ gốc và chứng từ tự lập) đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị.
b/. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán:
Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng đơn vị đề nghị hoặc được giám đốc đơn vị ban hành thành nội quy công ty.
Bao gồm các bước:
- Lập chứng từ kế toán và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ.
- Kiểm tra chứng từ kế toán
- Ghi sổ kế toán
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Hiện nay, theo trình tự được sử dụng tại công ty có thể chia thành các bước như sau:

Bước 1: Lập chứng từ kế toán thu
Bước 2: Kiểm tra chứng từ kế toán

Kế toán thanh toán phải chịu trách nhiệm chính về việc kiểm tra chứng từ kế toán gồm:
1. Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các nội dung ghi chép trên chứng từ
2. Tính hợp lệ, hợp pháp của nội dung công việc phát sinh
3. Tính chính xác của số liệu, dữ kiện ghi trên nội dung chứng từ
4. Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của người lập chứng từ. Kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế
Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu phát hiện nội dung phát sinh vi phạm nội quy quy định của công ty, vi phạm chính sách chế độ, thể lệ kinh tế tài chính của nhà nước thì kế toán thanh toán được quyền từ chối không thực hiện, đồng thời báo ngay kế toán trưởng và giám đốc biết để kịp thời xử lý công việc.
Đối với các chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung hoặc số liệu không rõ ràng, kế toán thanh toán phải trả lại và hướng dẫn người lập chứng từ bổ sung thủ tục, sửa đổi, điều chỉnh cho chính xác.
Sau khi trình ký duyệt chứng từ, kế toán thanh toán vào sổ kế toán thu chi hoặc sổ cái (nếu kế toán tổng hợp kiêm nhiệm) và chuyển giao cho thủ quỹ tiến hành thu chi.
Theo quy định hiện hành, các chứng từ thu chi phải bao gồm các chữ ký:
- Phiếu thu: tối thiểu 4 chữ ký: người lập chứng từ, kế toán thanh toán, thủ quỹ, kế toán trưởng (hoặc giám đốc)
- Phiếu chi: gồm đủ 5 chữ ký: người lập chứng từ, kế toán thanh toán, thủ quỹ, kế toán trưởng, giám đốc hoặc người được ủy quyền.
Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán thanh toán và thủ quỹ phải đối chiếu số liệu thu chi quỹ, kiểm tra lượng tiền tồn quỹ và ký xác nhận số liệu quỹ.
Bước 3: Nghiệp vụ quỹ tiền mặt
- Khi nhận chứng từ do kế toán thanh toán chuyển giao, thủ quỹ cần phải:
* Kiểm tra đầy đủ chữ ký theo quy định
* Nếu phát hiện có sai sót về nội dung ghi chép hay số liệu ghi trên chứng từ chưa rõ ràng có thể đề nghị kế toán thanh toán bổ sung các chi tiết có liên quan hoặc xác nhận lại số Iiệu chính xác của kế toán trưởng hoặc giám đốc.
Thủ quỹ được quyền từ chối thu chi nếu chưa đủ các chữ ký theo quy định hoặc nội dung số liệu ghi chép chưa rõ ràng.
- Thủ quỹ không chịu trách nhiệm về nội dung hợp lệ, hợp pháp của chứng từ hoặc nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Hàng ngày hoặc định kỳ, thủ quỹ phải đối chiếu với kế toán thanh toán về lượng thu chi đã phát sinh, xác định tồn quỹ… dưới sự giám sát của kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp (nếu được kế toán trưởng uỷ nhiệm thay mặt)
- Thủ quỹ được giữ một liên chứng từ thu chi để chứng minh nghiệp vụ quỹ. Trường hợp nhằm đơn giản hoá thủ tục, khi chuyển giao phải có ký nhận của kế toán tổng hợp và thủ quỹ hết trách nhiệm khi chuyển giao.
Bước 4: Kế toán tổng hợp
- Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán tổng hợp kiểm tra chứng từ theo sổ quỹ. Nếu đúng, phải ký xác nhận chứng từ thủ quỹ mới được nhận chứng từ. Xác nhận cần ghi rõ: số lượng chứng từ thu, số lượng chứng từ chi được chuyển giao trong kỳ
- Sau khi nhận chứng từ, kế toán tổng hợp đề xuất với kế toán trưởng về việc định khoản các nghiệp vụ, tiến hành vào sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan.
- Hàng tháng, tổ chức đóng bộ chứng từ lưu trong tháng. Kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm chính về việc lưu giữ chứng từ.
- Tham gia cùng kế toán trưởng về việc lập cân đối kế toán và phân tích tình hình hoạt động công ty.
- Phối hợp với kế toán báo thuế để chuẩn bị chứng từ hợp lệ, hợp pháp báo thuế. Khi giao nhận chứng từ cho kế toán khai thuế phải tuân thủ nguyên tắc ký giao nhận, ghi rõ vào sổ kế toán số lượng chứng từ giao nhận.
Bước 5: Kế toán thuế
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã được ký kết, vào tình hình số liệu thực tế đã thực hiện hợp đồng và vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ được kế toán tổng hợp bàn giao:
- Kế toán thuế lập cân đối khai thuế của hợp đồng, đề xuất cho kế toán trưởng phương án bổ sung các chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
- Phối hợp với các bộ phận thực hiện hợp đồng để tìm biện pháp thu được các hoá đơn chứng minh thực tế nghiệp vụ phát sinh với tỷ lệ cao nhất.
- Lập và gửi các báo cáo thuế theo quy định cho cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan.
- Lập sổ sách và chịu trách nhiệm chính về việc lưu trữ các chứng từ chứng minh số liệu hợp đồng đã thực hiện với các cơ quan có liên quan.
- Cùng với kế toán trưởng liên hệ làm việc với các cơ quan chức năng, bảo vệ, chứng minh các số liệu hợp đồng đã kê khai.
Bước 6: Kế toán vật tư - tiền lương,
* Kế toán vật tư tiền lương:
Đối với các công ty có lượng luân chuyển vật tư và khối lượng tiền lương lớn, cần có vai trò của kế toán vật tư tiền lương để hỗ trợ cho kế toán trưởng và kế toán thanh toán giải quyết việc thanh toán được chính xác.
- Tổ chức kiểm tra, theo dõi số lượng lao động, mức lương, thể thức thanh toán lương. Bảo đảm tính chính xác và hợp lý trong việc trả lương lao động.
- Đề xuất các biện pháp tối ưu về BHXH, bảo hộ lao động, BHYT đối với lao động toàn công ty.
- Kế toán lao động tiền lương vật tư phải là người am hiểu về chính sách sử dụng lao động, am hiểu về nghiệp vụ xuất nhập và bảo quản vật tư.
- Là người chịu trách nhiệm theo dõi và ký xác nhận các số liệu liên quan đến vật tư, lao động tiền lương, giúp kế toán thanh toán và kế toán trưởng thanh toán được chính xác.
Trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ, kế toán trưởng được bố trí kiêm nhiệm phần hành hoặc các phần hành được bố trí phụ giúp KT tổng hợp và KT thuế hoàn chỉnh hệ thống sổ sách.


2/. Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên phòng KTTC:
2.1/ Kế toán thanh toán:
- Tổ chức, hướng dẫn việc lập và kiểm tra chứng từ được lập để thanh toán
- Phối hợp với kế toán vật tư- tiền lương, thủ quỹ, quản lý nhà hàng, chi đúng theo quy trình thống nhất của công ty,
- Phối hợp với thủ quỹ nhằm đảm bảo tính chính xác của quỹ tiền mặt, bao gồm: phát sinh và tồn quỹ. Thường xuyên kiểm tra tồn quỹ cùng thủ quỹ.
- Chịu trách nhiệm vào sổ kế toán thu chi đầy đủ và thường xuyên đối chiếu cùng số quỹ tiền mặt
- Trình ký cho kế toán trưởng và ban giám đốc, luân chuyển chứng từ cho thủ quỹ theo đúng phần hành.
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc thu chi, đảm bảo không chi vượt, thu thiếu.
2.2/. Thủ quỹ:
- Kiểm tra đầy đủ chữ ký và nội dung ghi chép chứng từ theo quy định trước khi thanh toán.
- Sau khi thanh toán phải đảm bảo chữ ký của người giao dịch
- Hàng ngày, phải đối chiếu với kế toán thanh toán về các phát sinh thu chi trong ngày, xác định tồn quỹ và kiểm tra quỹ tiền mặt thực tế
- Chịu trách nhiệm về việc an toàn của quỹ tiền mặt, tổ chức an toàn việc giao nhận tiền
- Báo cáo kế toán trưởng và được quyền từ chối giao nhận tiền nếu không đủ điều kiện an toàn (giao dịch tại ngân hàng, tại cơ quan khách hàng,…)
- Định kỳ hoặc đột xuất phải chịu trách nhiệm về tồn quỹ khi công ty tổ chức kiểm tra
- Vào sổ quỹ tiền mặt đầy đủ kèm theo chứng từ chứng minh. Trường hợp bàn giao chứng từ. , phải có ký nhận số lượng phiếu giao nhận trực tiếp vào sổ quỹ tiền mặt hoặc biên bản rời (phải lưu giữ để chứng minh) đồng thời xác nhận tồn quỹ tiền mặt đến thời điểm bàn giao
2.3/. Kế toán vật tư- lao động, tiền lương:
* Lao động, tiền lương:
- Nắm vững các chính sách về lao động tiền lương, tham mưu cho kế toán trưởng các chế độ về BHXH, BHYT, bảo hộ tai nạn lao động,... và về chế độ lương của công ty.
* Kế toán vật tư:
- Tổ chức và theo dõi việc nhập xuất kho vật tư, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị tại công ty và chịu trách nhiệm chính về việc cung cấp các số liệu kho
- Tổ chức liên hệ với bộ phận vật tư để có: giá mua vật tư được duyệt để làm cơ sở giá thanh toán
- Tổ chức nhận chứng từ nhập xuất vật tư tại nhà hàng để làm căn cứ thanh toán
- Tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất các kho
- Đảm bảo đầy đủ sổ sách, thẻ kho ghi chép số liệu kho.
- Ký xác nhận và chịu trách nhiệm về tính chính xác của giá trị vật tư thực nhập giúp cho việc thanh toán được thuận lợi.
2.4/ Kế toán tổng hợp:
- Thông thường, kế toán tổng hợp là người được chỉ định ký thay kế toán trưởng trong trường hợp kế toán trưởng vắng mặt, xử lý các vấn đề vướng mắc về thanh toán, luân chuyển chứng từ trước khi báo cáo kế toán trưởng.
- Là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ của bộ phận kế toán.
- Kế toán tổng hợp là người hoàn chỉnh toàn bộ hồ sơ, hệ thống sổ sách của toàn công ty. Lập các báo biểu kế toán, cùng kế toán trưởng tham gia việc điều hành hợp đồng về mặt kinh tế.
Căn cứ quy trình hiện nay, kế toán tổng hợp có các nhiệm vụ sau:
a- Tiếp nhận, tìm hiểu, lưu trữ các hợp đồng, các văn bản do kế toán trưởng chuyển giao để tổ chức và theo dõi việc thực hiện.
b- Định kỳ, tổ chức tốt khâu giao nhận chứng từ từ các phần hành kế toán có liên quan, phân loại chứng từ và đề nghị với kế toán trưởng phần định khoản chứng từ gốc.
c- Căn cứ chứng từ gốc, mở sổ sách tổng hợp và chi tiết theo quy trình kế toán đã thống nhất với kế toán trưởng sử dụng trong công ty.
d- Hàng tháng lập báo biểu kế toán trình kế toán trưởng. Hàng năm, lập báo cáo năm hoạt động
e- Hàng tháng, đóng bộ chứng từ chi tiết để lưu trữ theo tháng. Hàng năm, đóng bộ các hợp đồng và văn bản liên quan, các báo cáo kế toán để lưu trữ theo năm.
f- Định kỳ (tuần, tháng), tổ chức bàn giao chứng từ hợp pháp, hợp lệ cho kế toán khai thuế. Chú ý khâu giao nhận tránh bị thất lạc chứng từ gốc.
g- Cùng kế toán trưởng, chịu trách nhiệm giải trình, chứng minh và phân tích số liệu tình hình hoạt động của công ty do bộ phận kế toán báo cáo.
- Thời hạn lưu trữ chứng từ của kế toán tổng hợp được đề nghị từ 2 năm đến 5 năm tuỳ theo tình hình từng công ty, cá biệt có nơi áp dụng 1 năm nhưng thường xảy ra thiếu sót tài liệu cho năm sau.
- Nếu việc mở sổ sách theo dõi (gồm sổ cái, sổ chi tiết), lập bảng cân đối ,... được thực hiện bằng vi tính phải chú ý khâu lưu trữ.
- Nếu việc mở sổ sách bằng tay thì khối lượng kế toán tổng hợp khá căng thẳng do phải ghi chép trùng lắp nhiều lần, thường kế toán trưởng được quyền điều động nội bộ các phần hành khác để phụ giúp kế toán tổng hợp ghi chép sổ sách
Riêng phần hành lập cân đối tổng hợp và phân tích theo dõi tình hình hoạt động phải trực tiếp do kế toán tổng hợp thực hiện.
2.5/. Kế toán thuế:
- Là người đại diện kế toán trưởng giao dịch với các cơ quan chức năng về việc giải trình hoạt động của công ty
- Là người thực hiện nhiệm vụ khai báo các số liệu hoạt động theo yêu cầu quản lý và nhà nước và chịu trách nhiệm chứng minh, phân tích và bảo vệ các số liệu đã kê khai.
Kế toán thuế có nhiệm vụ:
- Tổ chức tốt khâu giao nhận chứng từ kế toán hợp lý, hợp lệ, các hợp đồng và các văn bản liên quan từ kế toán tổng hợp.
- Tìm hiểu tình hình hợp đồng, phân loại chứng từ và đề xuất với kế toán trưởng về định khoản
- Đề xuất với kế toán trưởng biện pháp bổ sung các chứng từ hợp pháp, hợp lệ (thay cho các chứng từ chưa hợp lệ) để có cơ sở kê khai thuế đầy đủ, đúng tình hình kinh doanh.
- Mở sổ sách tổng hợp và chi tiết theo quy trình kế toán của nhà nước
- Kê khai báo thuế hàng tháng, hàng năm và cung cấp số liệu hoạt động theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
- Hàng tháng, năm đóng bộ chứng từ để lưu giữ theo quy định
- Cùng kế toán trưởng chịu trách nhiệm chuẩn bị cho khâu giải trình, chứng minh, phân tích và bảo vệ số liệu tình hình hoạt động của công ty đối với cơ quan chức năng.
- Thời hạn lưu trữ chứng từ của kế toán được quy định từ 5 năm (chứng từ giản đơn) đến 10 năm
- Việc mở sổ sách và lập các báo cáo thuế thường phải thực hiện bằng tay, nếu kế toán thuế không . cập nhật kịp thời, kế toán trưởng có thể bố trí phần hành khác phụ giúp khâu ghi chép.
Riêng phần hành tập hợp, phân loại, bổ sung chứng từ, cân đối tổng hợp và phân tích tình hình phải trực tiếp do kế toán thuế phụ trách không thể thay thế được.
2.6/ Kế toán trưởng:
- Về nguyên tắc, kế toán trưởng chỉ chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán để ghi chép số liệu thực thu, thực chi, nhập xuất vật tư tại đơn vị để định khoản vào hệ thống sổ sách, lập các báo biểu kế toán phản ánh tình hình hoạt động. Đó là vai trò chính của bộ phận kế toán.
..Kế toán trưởng cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
1/. Đối với bên ngoài:
- Tổ chức tham gia việc tiếp xúc với bên đối tác cùng lãnh đạo đơn vị để việc nhận hợp đồng kinh tế có tính chất cạnh tranh cao, trong đó vai trò kế toán trưởng tham mưu ban giám đốc có tính quyết định ở các mặt: giá cả, chính sách chế độ hợp đồng KT, thuế, hiệu quả kinh tế và đồng vốn thực hiện.
Do đó HĐKT cần phải được thông qua kế toán trưởng trước khi ký kết và đóng dấu phát hành. Tốt nhất nên quy định rõ các thành phần tham dự bàn bạc HĐKT tại đơn vị trong hai trường hợp:
* Trường hợp 1: cần quyết định ký kết nhanh
* Trường hợp 2: có thời gian bàn bạc, phân tích
Chú ý: HĐQT cần phân cấp thẩm quyền ký kết HĐKT của BGĐ: trong phạm vi nào phải thông qua HĐQT, phạm vi nào cần thống nhất với kế toán trưởng (không thông qua HĐQT), thường là các hợp đồng với giá trị nhỏ.
- Tổ chức cân đối tài chính để thực hiện hợp đồng cùng BGĐ và HĐQT
- Tham gia phương án thực hiện hợp đồng nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế mang lại cho đơn vị.
- Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận kế toán với các bộ phận khác của công ty được nhịp nhàng, không gây ách tắc.
- Tổ chức tham gia quyết toán cá hợp đồng đã thực hiện, chú ý trong lĩnh vực xây dựng bộ phận kế toán cần tham gia cả khâu nghiệm thu, bàn giao và giá cả quyết toán.
2/. Đối với bên trong:
- Căn cứ tình hình hoạt động, quyết định các quy trình kế toán tại đơn vị và chịu trách nhiệm về quyết định này.
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy trình thu chi, nhập xuất, lưu trữ chứng từ và các quy chế có liên quan.
- Quyết định về việc kiêm nhiệm nhiệm vụ của các phần hành, đảm bảo việc thực hiện công tác kế toán được trôi chảy.
- Cung cấp các số liệu về tình hình hoạt động tại đơn vị và các báo biểu kế toán.
Như đã nêu phần trên, các số liệu kế toán chỉ phản ánh chính xác tình hình đã thực hiện do đó không thể phản ánh tổng quát tình hình hoạt động của đơn vị đang được định hướng
Bộ phận kế toán cân nhắc, tham gia bàn bạc để lập phân tích tình hình hoạt động của đơn vị. Báo cáo phân tích này là chung của đơn vị chịu trách nhiệm tổng hợp kèm với báo cáo kế toán đã có các chỉ tiêu thực hiện. Điều này giúp HĐQT và ban lãnh đạo nắm được tình hình chung, định hướng được những vấn đề cần bám sát chỉ đạo thực hiện (dự kiến) để mang lại hiệu quả kinh tế cho đơn vị (bộ phận kế toán chỉ chịu trách nhiệm về số liệu có trong báo biểu kế toán quy định)
Chịu trách nhiệm khai báo thuế và cung cấp các dữ liệu cần thiết cho cơ quan chức năng, phân tích, chứng minh và bảo vệ các số liệu đã cung cấp.
Tham mưu cho BGĐ và HĐQT về phương án tổ chức SXKD tại đơn vị, để hoạt động ngày càng có hiệu quả.

QUY TRÌNH KIỂM TRA KIỂM TOÁN NỘI BỘ

Việc kiểm tra kế toán nội bộ cần xây dựng thành một quy trình, tránh tình trạng:
1/. Các báo cáo kế toán được lập không ai thông qua, không ai thẩm định xác nhận đúng sai, số liệu không được sử dụng đúng nơi, đúng lúc gây lãng phí công sức và không có tác dụng quản lý.
2/. Mặt khác, nên tránh tình trạng nơi nào cũng đòi hỏi bộ phận kế toán cung cấp số liệu, vi phạm nguyên tắc bảo mật của công ty, gây phản tác dụng về mặt quản lý.
Trước hết cần phải thống nhất quy trình kiểm tra kiểm toán nội bộ. Theo quy định hiện nay, quy trình kiểm tra gồm các giai đoạn:
1./ Kiểm tra đột xuất:
Việc kiểm tra này sử dụng cho các công đoạn cần kiểm tra nhanh, tránh sự thất thoát tiền hàng, vật tư,...Ví dụ: kiểm tra quỹ tiền mặt, kiểm tra vật tư, nhân công tại công trình. Trong trường hợp tại thời điểm kiểm tra đột xuất có thất thoát tiền hàng, vật tư, lao động thì bộ phận quản lý trực tiếp tại khâu thất thoát phải chịu trách nhiệm.
2/. Kiểm tra thường xuyên:
Là những việc kiểm tra được thực hiện thường xuyên cho từng bộ phận
Ví dụ: Giữa kế toán và thủ quỹ kiểm tra đối chiếu quỹ, kế toán tổng hợp kiểm tra đối chiếu các bộ phận phần hành, kế toán trưởng kiểm tra số liệu báo cáo của kế toán tổng hợp và kế toán phần hành
* Kiểm tra khối lượng hoàn thành thực tế với chi phí thực tế đã chi ra
* Kiểm tra khối lượng vật tư và nhân công đã sử dụng so với dự toán thi công
* Kiểm tra việc sử dụng NVL,phụ liệu pha chế ở các nhà hàng có đúng với quy chuẩn hay không,
Việc kiểm tra đột xuất và thường xuyên có thể tổ chức cho các trưởng phó bộ phận tham gia kiểm tra chéo.
3/. Kiểm tra định kỳ:
Căn cứ các báo cáo do bộ phận kế toán lập, HĐQT và BGĐ cần tổ chức một bộ phận độc lập, có chuyên môn thẩm tra lại số liệu để xác định chấp nhận số liệu báo cáo hay phải sửa đổi bổ sung.
Về nguyên tắc, các số liệu báo cáo phải kèm theo và khớp đúng với sổ sách chứng minh. Các số liệu ghi trên sổ sách phải có chứng từ chi tiết chứng minh, đó là trách nhiệm của bộ phận kế toán ghi chép và tổng hợp. Riêng nội dung và quyết định thu chi phải do BGĐ là người ra quyết định, bộ phận kế toán chỉ ghi nhận lại chứng từ. Bộ phận kế toán chỉ bị quy trách nhiệm khi việc thực hiện nghiệp vụ sai với nội dung hợp đồng đã ký kết vì đã thông qua hội đồng quản trị)
Do đó cần quy định thành phần để thông qua việc ký kết HĐKT là rất quan trọng để các bộ phận phần hành theo dõi thực hiện.
Trong tất cả các trường hợp, kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cung cấp và chứng minh các số liệu kế toán đã phát sinh. Do đó, việc cung cấp số liệu của kế toán phần hành nhất thiết phải thông qua kế toán trưởng.
HĐQT khi xét thấy cần thiết, căn cứ vào các báo cáo đã lập có thể yêu cầu bộ phận kế toán trực tiếp đối chiếu các công nợ, có ghi nhận để chứng minh về mặt số liệu.
Điều 3: Điều khoản thi hành;

• Quyết định này có hiệu lực từ ngày được HĐQT ký duyệt thông qua.
• Các bộ phận, phòng ban có trách nhiệm thi hành quyết định này.

Hà Nội, ngày … tháng 07 năm 2011
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
(Ký, ghi rõ họ và tên)