Lời khuyên đối với đơn xin việc cho vị trí Hành chính

[sweet_love]

Lời khuyên đối với đơn xin việc cho vị trí Hành chính Với cương vị nhân viên thuộc bộ phận hỗ trợ, bạn là linh hồn của công ty. Nếu không có bạn, mọi thứ có lẽ sẽ hoàn toàn xáo trộn và rối tung. Có thể tầm quan trọng của bạn chỉ được công nhận sau khi bạn ra đi và ông chủ lúc ấy mới nhận ra khả năng giải quyết nhiều việc của bạn đạt đến mức nào.

Đánh bóng đơn xin việc của bạn

Đơn xin việc cần phản ánh rõ tất cả công việc và thành tích của bạn, như thế nhà tuyển dụng tiềm năng sẽ thấy được giá trị mà bạn mang đến cho công ty họ. Nhân viên bộ phận hỗ trợ mà họ tìm phải là những người đáng tin cậy và có thể góp phần cho công ty được vận hành trôi chảy. Một cách hữu hiệu để đưa những thành tích của bạn vào đơn xin việc là mô tả nhiệm vụ của bạn ở vị trí đó bằng một đoạn văn ngắn trước, rồi mới trình bày các thành tích nổi bật của bạn dưới dạng các gạch đầu dòng. Sau đây là một số câu súc tích cho vị trí thư ký văn phòng luật:

* Trong vòng chín tháng, thăng tiến từ vị trí nhân viên tập sự đến vai trò cung cấp hỗ trợ pháp lý cho đối tác quan trọng ở cấp quản lý. Đồng thời chủ động điều phối ít nhất 50 vụ kiện.
* Giám sát việc sắp xếp văn kiện tòa án từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau của các thân chủ quốc tế, thường xuyên điều phối một nhóm nhân viên để đảm bảo việc sắp xếp văn kiện được chính xác và đúng thời hạn.
* Hỗ trợ và huấn luyện nhân viên hành chính cùng các cộng tác viên mới trong việc nắm bắt định hướng hoạt động của văn phòng, thủ tục sắp xếp văn kiện, các chương trình ứng dụng của máy tính và yêu cầu của tòa án. Đóng vai trò điều tiết trong một văn phòng bận rộn.
* Giải quyết ổn thỏa những vấn đề liên quan đến quan hệ nhân viên, đảm bảo mối quan hệ tốt đẹp giữa năm người đứng đầu văn phòng và 500 nhân viên.

Nhiều người từng làm ở bộ phận hỗ trợ hành chính cảm thấy khó khăn trong việc mô tả chi tiết thành tích của mình. Một số bảo rằng họ chỉ “làm tròn phận sự” và chỉ có thế thôi. Nhưng sau khi bạn ngẫm nghĩ từng vị trí, bạn sẽ ngạc nhiên khi nhận ra mình đã lập được bao nhiêu thành tích. Sau đây là một số câu hỏi giúp bạn bắt đầu:

+ Bạn có từng huấn luyện hay định hướng cho các nhân viên khác nắm bắt những chính sách và thủ tục trong văn phòng?
+ Bạn có đoạt giải thưởng nào không, như “nhân viên tiêu biểu trong tháng” hoặc “không nghỉ ngày làm việc nào” chẳng hạn?
+ Bạn có đề ra bất cứ thủ tục nào giúp cải thiện hoạt động văn phòng, nâng cao dịch vụ khách hàng hoặc cắt giảm chi phí?
+ Bạn có tổ chức sự kiện hoặc cuộc họp nào tác động tích cực đến công ty?
+ Bạn đã ứng dụng công nghệ trong việc cải thiện công tác hỗ trợ chưa? Bạn có tạo ra các bài thuyết trình hiệu quả nhờ ứng dụng PowerPoint? Các báo cáo được soạn thảo bằng Word của bạn có nổi bật? Bạn có tạo ra được cơ sở dữ liệu của khách hàng để cải thiện công tác theo dõi, báo cáo và phục vụ khách hàng?
+ Bạn có chứng tỏ được khả năng cáng đáng nhiều nhiệm vụ khác nhau trong một môi trường làm việc năng động trong khi vẫn đảm bảo được chất lượng công tác?
+ Bạn có luôn luôn thể hiện tác phong chuyên nghiệp, cả khi tiếp xúc trực tiếp hoặc qua điện thoại, góp phần tạo nên bộ mặt tích cực cho công ty?
+ Bạn có hỗ trợ một dự án chuyên biệt nào không, như lập ra bản tin hoặc chiến dịch gửi thư trực tiếp? Kết quả các dự án đó ra sao?
+ Bạn có điều khiển hệ thống điện thoại có nhiều đường dây?
+ Khách hàng có khen ngợi cung cách phục vụ tuyệt vời của bạn?

Các cụm từ then chốt

Vị trí: trợ lý hành chính, thư ký, chánh văn phòng, trợ lý ban quản trị, thư ký ban quản trị, đại diện dịch vụ khách hàng, nhân viên nhập liệu, nhân viên tổng văn phòng, tiếp tân tiền sảnh, nhân viên tổng đài, nhân viên phòng thư tín, nhân viên phòng thống kê, giám đốc dịch vụ, nhân viên bộ phận xử lý, trợ lý văn phòng.

Khác: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Access), Windows NT/98/95, lên kế hoạch sự kiện, lên kế hoạch cho cuộc họp, xử lý văn bản, bản công tác, quản lý cơ sở dữ liệu, điện thoại nhiều đường dây, tổng đài điện thoại, lập kế hoạch, bài thuyết trình, hỗ trợ công tác văn phòng, hỗ trợ khách hàng, vận chuyển và phân phối, tài khoản nợ phải trả, tài khoản nợ phải thu, hóa đơn, quản lý phúc lợi, quản lý văn phòng, kiểm kê hàng tồn kho, thu mua, bảo trì thiết bị, quan hệ với nhà bán lẻ/nhà thầu, quản lý dự án, chuẩn bị tài liệu.

Theo Kiemviec.com