Quy chế tổ chức và điều hành phòng kế toán tài chính (QUY TRÌNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ)

[sweet_love]

QUY TRÌNH KẾ TOÁN

VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Mục lục:
Quy chế tài chính Công ty
Quy chế tổ chức và điều hành phòng kế toán tài chính
Quy trình kế toán và kiểm toán nội bộ Công ty
Quy trình lưu chuyển chứng từ
TÁC GIẢ : DIAMOND – NGUYỄN XUÂN TRƯỜNG
Nguon: hiephoiketoan.vn (HIỆP HỘI KẾ TOÁN KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH VIỆT NAM)
HÀ NỘI – NGÀY 28 THÁNG 07 NĂM 2011

TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG – CƠ CHẾ ĐIỀU HÀNH PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

Trong nền kinh tế thị trường , nhất là trong xu hướng vận động toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới như hiện nay, việc mở cửa và hội nhập nền kinh tế quốc gia và khu vực trở thành điều kiện bắt buộc của sự phát triển. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt đó,vấn đề tài chính trở thành vấn đề hàng đầu của mỗi tổ chức cũng như của mỗi cá nhân trong cộng đồng, với ư nghĩa đó, quản trị tài chính và công tác kế toán có vai tṛ đặc biệt quan trọng, rất hữu ích và cũng đầy thách thức. Để thuận lợi trong công tác điều hành, quản lư cũng như nhằm xác định chức năng, nhiệm vụ của pḥng TC-KT trong cơ cấu tổ chức quản lư của công ty phù hợp với t́nh h́nh chung, nay công ty ban hành qui chế về “Tổ chức hoạt động- cơ chế điều hành pḥng TC-KT”.

CHƯƠNG I: NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1 : Cơ cấu tổ chức và điều hành Pḥng TCKT phải đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lư kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ hiện hành nói riêng

• Phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích, qui mô và phạm vi hoạt động của Công ty
• Phù hợp với yêu cầu về khả năng quản lư, tŕnh độ chuyên môn
• Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hóa cao; trong đó phải tính đến độ tin cậy, an toàn và bảo mật
• Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu qủa.

Điều 2 :Việc phân công tổ chức và tên gọi chức danh điều hành quản lư, chức danh công việc của pḥng TCKT theo chỉ định của Ban Giám Đốc Công ty.
Điều 3 :Trách nhiệm, quyền hạn, nội dung yêu cầu đối với từng chức danh điều hành quản lư được xác định rơ ràng, làm cơ sở cho các cán bộ được phân công, điều hành và xử lư công việc thuận lợi, đồng thời để Ban Giám Đốc Công ty giám sát, đánh giá hiệu qủa công việc của Pḥng TCKT.

CHƯƠNG II : NHỮNG QUI ĐỊNH VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

Điều 4 :Nhiệm vụ của pḥng tài chính- kế toán :

• Ghi chép,tính toán, phản ánh số hiện có, t́nh h́nh luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư , tiền vốn, quá tŕnh và kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
• Kiểm tra t́nh h́nh thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỹ thuật thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ ǵn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế, tài chính của công ty và những qui định do nhà nước ban hành.
• Cung cấp các số liệu , tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ công tác lập và theo dơi việc thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế.

Điều 5 :Các phần việc kế toán :
5.1. Công việc kế toán của công ty gồm hai phần : phần kế toán tổng hợp và phần kế toán chi tiết. Phần kế toán tổng hợp chỉ ghi số tiền để phản ánh tổng quát t́nh h́nh tài sản và hoạt động của công ty, phần kế toán chi tiết vừa ghi số tiền, vừa ghi số lượng hiện vật hoặc thời gian lao động để chi tiết hoá và minh họa cho phần kế toán tổng hợp.
5.2. Chứng từ kế toán : Chứng từ kế toán gồm chứng từ gốc và chứng từ kế toán. Chứng từ gốc là căn cứ pháp lư phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đă thực hiện đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán được lập nên từ chứng từ gốc và là cơ sở để ghi sổ kế toán.
5.3. Tài khoản và sổ kế toán : Tài khoản kế toán được sử dụng thống nhất theo hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính qui định và được chi tiết hoá theo yêu cầu quản lư của công ty. Sổ kế toán gồm sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp và sổ của phần kế toán chi tiết gọi là sổ kế toán chi tiết.
5.4. Báo cáo kế toán : Là phương pháp tổng hợp số liệu kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phản ánh t́nh h́nh tài sản , t́nh h́nh về kết qủa hoạt động của công ty tại một thời điểm nhất định.
5.5. Kiểm kê tài sản và kiểm tra kế toán
5.6. Bảo quản tài liệu kế toán : Tài liệu kế toán bao gồm các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và các tài liệu khác liên quan đến kế toán, tài liệu kế toán phải được bảo quản chu đáo, an toàn trong quá tŕnh sử dụng cũng như lưu trữ.

CHƯƠNG III: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH

Điều 6 : Pḥng TCKT tổ chức theo mô h́nh kế toán tập trung : Toàn bộ công việc hạch toán trong công ty từ hạch toán ban đầu, xử lư thông tin, lên tổng hợp - chi tiết, đến lập báo cáo đều tiến hành tập trung tại pḥng TCKT.
Điều 7 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức Pḥng TCKT : ( đính kèm )
Điều 8 : Nhiệm vụ của Kế toán trưởng :
8.1. Nhiệm vụ điều hành :

• Là người lănh đạo cao nhất của pḥng, chịu trách nhiệm trước TGĐ công ty về tất cả hoạt động của pḥng do ḿnh phụ trách.
• Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lư chung, trông coi (kiểm soát) mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán. Phải nắm được toàn bộ t́nh h́nh tài chính của công ty để tham mưu cho giám đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của công ty.
• Tổ chức công tác quản lư và điều hành Pḥng TCKT, thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc Pḥng TCKT.
• Tổ chức công tác tài chính kế toán và bộ máy nhân sự theo yêu cầu đổi mới phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển của Công ty trong từng giai đoạn.
• Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát toàn bộ công việc của Pḥng để kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khăn, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của pḥng và mỗi thành viên đạt hiệu qủa cao nhất, nhận xét, đánh giá kết qủa thực hiện công việc và năng lực làm việc của từng cán bộ nhân viên để khen thưởng, động viên hoặc kỷ luật kịp thời.
• Chủ tŕ các cuộc họp hội ư, định kỳ ( đầu giờ chiều thứ sáu hàng tuần), Họp đột xuất để thảo luận và giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác của pḥng, của từng thành viên. Tham gia các cuộc họp giao ban của Công ty, họp chuyên đề có liên quan đến nhiệm vụ của Pḥng hoặc cần đến sự phối hợp của pḥng TCKT.
• Báo cáo thường xuyên t́nh h́nh hoạt động của Pḥng TCKT cho Ban Tổng Giám Đốc Công ty; tiếp nhận; phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Ban Tổng Giám Đốc công ty.

8.2.Nhiệm vụ chuyên môn:
Công tác tài chính :
- Là người trực tiếp tổ chức và giám sát quá tŕnh lập ngân quỹ vốn. Vốn của các dự án đầu tư quan trọng được chi cho các kế hoạch phát triển sản xuất, kinh doanh và Marketing...
- Là người trực tiếp giám sát, theo dơi các nguồn vốn được tài trợ, quản trị khoản mục tiền mặt của công ty, quan hệ với các ngân hàng, các tổ chức tín dụng và các định chế tài chính khác, nhằm bảo đảm cho công ty thực hiện được nghĩa vụ của nó đối với các chủ đầu tư hoặc người nắm giữ cổ phiếu của công ty.
- Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thu thập thông tin, hệ thống các báo biểu, biểu đồ; xác định phương pháp, chỉ tiêu phân tích… nhằm phân tích đánh giá hoạt động tài chính của Công ty theo định kỳ.
- Đánh giá hiệu qủa quản lư sử dụng vốn của công ty và đề xuất biện pháp nâng cao hiệu qủa quản lư và sử dụng vốn.
- Phân tích một cách chi tiết từng khoản mục chi phí của Công ty, từ đó đề xuất các biện pháp tiết giảm chi phí hiệu qủa.
- Kiểm tra, phân tích t́nh h́nh thực hiện kế hoạch tài chính đă xây dựng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám Đốc phân công.
Công tác kế toán :
- Tổ chức kế toán, thống kê phù hợp với t́nh h́nh hoạt động của Công ty theo yêu cầu của từng giai đoạn, phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển chung của Công ty.
- Tổ chức cải tiến và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán, bộ máy kế toán thống kê theo mẫu biểu thống nhất, bảo đảm việc ghi chép, tính toán số liệu chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ qúa tŕnh hoạt động kinh doanh trong toàn Công ty.
- Tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền mặt, thành phẩm, hàng hóa, từ kết qủa kiểm kê, đánh giá t́nh h́nh sử dụng và quản lư vốn cũng như phát hiện kịp thời các trường hợp làm sai nguyên tắc quản lư tài chính kế toán hoặc làm mất mát, gây hư hỏng, thiệt hại, đề ra các biện pháp xử lư và quản lư phù hợp.
- Tổ chức kiểm tra, kiểm soát các hợp đồng kinh tế của Công ty nhằm bảo vệ cao nhất quyền lợi của Công ty.
- Tổ chức đánh giá, phân tích t́nh h́nh hoạt động tài chính, kinh doanh của toàn công ty. Thông qua số liệu TCKT nâng cao hiệu qủa sử dụng vốn, tháo gỡ khó khăn trong kinh doanh do các qui định tài chính không phù hợp để đẩy mạnh phát triển kinh doanh.
- Tổ chức lập kế hoạch, kiểm tra báo cáo, đánh giá công tác thực hiện kế hoạch chi phí công ty, các đơn vị phụ thuộc công ty hàng tháng, qúi, năm. Tổ chức công tác phân tích việc thực hiện chi phí, đề ra các biện pháp tiết kiệm hợp lư trên cơ sở kết qủa phân tích và đánh giá.
8.3.Nhiệm vụ khác :
- Tham gia kiểm tra, kiểm soát, giám sát việc chấp hành các qui định, thể lệ, chính sách liên quan đến công tác tài chính kế toán do công ty qui định, nhằm ngăn ngừa và xử lư kịp thời các vụ việc làm sai.
- Không ngừng nâng cao kiến thức kỹ năng nghiệp vụ quản lư TCKT, nghiên cứu sâu sát hoạt động của các bộ phận để cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán toàn công ty, đáp ứng kịp thời đổi mới và phát triển của Công ty.
- Thực hiện các công tác, nhiệm vụ khác do Ban Giám Đốc trực tiếp phân công
Điều 9 : Nhiệm vụ của Kế toán tổng hợp :

• Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và Công ty.
• Kiểm tra, tổng hợp báo cáo của các chi nhánh, đơn vị thành viên, bảo đảm tính chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác phân tích t́nh h́nh hoạt động kinh doanh toàn Công ty.
• Kiểm tra, kiểm soát, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, hậu kiểm t́nh h́nh hoạt động tài chính của chi nhánh, kiểm tra việc chấp hành các qui định ghi chép sổ sách, chứng từ quản lư tiền hàng.
• Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót ( nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời.
• Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định.
• Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch được duyệt, tổng hợp phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu của công ty bảo đảm tính hiệu qủa trong việc sử dụng vốn.
• Hướng dẫn nghiệp vụ cho các phần hành kế toán của công ty và các chi nhánh trong công tác xử lư số liệu, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thực hiện tốt phần hành kế toán được phân công. Kiểm tra, hiệu chỉnh nghiệp vụ cho các kế toán viên nắm rơ cách thức hạch toán đối với các phát sinh mới về nghiệp vụ hạch toán kế toán.
• Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc khi được yêu cầu.
• Không ngừng nâng cao kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ đặc biệt là lĩnh vực kế toán quản trị để nhằm đáp ứng tốt công tác quản lư tài chính kế toán và đạt hiệu qủa cao nhất.
• Thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt giải quyết, điều hành hoạt động của Pḥng TCKT sau đó báo cáo lại Kế toán trưởng các công việc đă giải quyết hoặc được ủy quyền giải quyết.
• Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an toàn, bảo mật.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế toán trưởng phân công.

Điều 10 : Nhiệm vụ của kế toán thanh toán :

• Lập chứng từ thu- chi cho các khoản thanh toán của công ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ
• Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của công ty hàng ngày và cuối tháng.Theo dơi các khoản tạm ứng.
• Tiếp nhận các chứng từ thanh toán và kiểm tra tính hợp lư, hợp lệ của chúng từ
• Cập nhật các qui định nội bộ về tiền đang chuyển, tiền gửi ngân hàng.
• Kiểm tra, tổng hợp quyết toán toàn công ty về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT, chênh lệch tỷ giá.
• Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công.
• Thực hiện lưu trữ chứng từ, sổ sách, các công văn, qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.

Điều 11 : Nhiệm vụ của kế toán công nợ:

• Có nhiệm vụ theo dơi các khoản công nợ phải thu, phải trả của khách hàng. Lập danh sách khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn đốc, theo dơi và đ̣i các khoản nợ chưa thanh toán.
• Phân tích t́nh h́nh công nợ, đánh gía tỷ lệ thục hiện công nợ, tính tuổi nợ.
• Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả của công ty.
• Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công.
• Thực hiện lưu trữ các chứng từ , sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.

Điều 12 : Nhiệm vụ kế toán TSCĐ – Công cụ, dụng cụ

• Nhận xét sơ bộ về các chứng từ mua sắm TSCĐ, công cụ, dụng cụ.
• Tiếp nhận, kiểm tra, tổng hợp các báo cáo kiểm kê định kỳ TSCĐ, công cụ, dụng cụ và các báo cáo các biến động TSCĐ hàng tháng.
• Tính, trích khấu hao TSCĐ và phân bổ gía trị công cụ, dụng cụ định kỳ hàng tháng.
• Quản lư về mặt giá trị, theo dơi biến động tăng, giảm, hạch toán khấu hao, phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ tại các bộ phận, pḥng ban trực thuộc công ty và chi nhánh.

Điều 13 : Nhiệm vụ kế toán vật tư - sản phẩm - hàng hoá - tiêu thụ :
Kế toán vật tư – hàng hoá :

• Theo dơi t́nh h́nh nhập –xuất – tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty.
• Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập- xuất – tồn kho sản phẩn, vật tư, hàng hoá vào cuối tháng.
• Theo dơi t́nh h́nh tăng, giảm, tồn kho các loại vật tư.

Kế toán doanh thu – tiêu thụ :

• Theo dơi số lượng hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đă được xác định tiêu thụ.
• Doanh thu phải đựợc theo dơi chi tiết cho từng loại h́nh kinh doanh kể cả doanh thu bán hàng nội bộ. Trong từng loại doanh thu phải chi tiết cho từng loại sản phẩm, lao vụ, dịch vụ nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết qủa kinh doanh theo yêu cầu quản lư tài chính và lập báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh của công ty.

Điều 14 : Nhiệm vụ thủ quỹ :

• Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu , chi trong ngày.
• Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt.

Điều 15 : Trách nhiệm và quyền hạn :

• Trách nhiệm và quyền hạn của các chức danh cũng như các khâu (phần hành kế toán) ràng buộc với nhiệm vụ của từng chức danh và từng khâu công việc.

CHƯƠNG IV: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 16 : Những vấn đề khác

• Những vấn đề khác có liên quan đến công tác và sinh hoạt của pḥng TC- KT nhưng không ghi trong qui chế này được thực hiện theo qui định chung của toàn công ty.
• Trưởng phòng TC –KT có trách nhiệm phổ biến qui chế này và hướng dẫn các thành viên thuộc phòng nghiêm túc thực hiện.
• Qui chế này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 08 năm 2011.
• Trong quá trình thực hiện nếu gặp khó khăn, vướng mắc, cần phản ảnh cho Trưởng phòng TC-KT để thống nhất đề xuất Giám đốc giải quyết và kịp thời sửa đổi, bổ sung qui chế thêm hoàn thiện.

Hà Nội, ngày tháng năm
Kế Toán Trưởng