QUY TRÌNH KẾ TOÁN
VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Mục lục:
Quy chế tài chính Công ty
Quy chế tổ chức và điều hành phòng kế toán tài chính
Quy trình kế toán và kiểm toán nội bộ Công ty
Quy trình lưu chuyển chứng từ
TÁC GIẢ : DIAMOND – NGUYỄN XUÂN TRƯỜNG
Nguon: hiephoiketoan.vn (HIỆP HỘI KẾ TOÁN KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH VIỆT NAM)
HÀ NỘI – NGÀY 28 THÁNG 07 NĂM 2011
QUY CHẾ TÀI CHÍNH
I. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Dự trù kế hoạch ngân sách :
- Định kỳ hàng năm (vào cuối quư 4 năm trước) các trưởng pḥng, ban lên kế hoạch ngân sách (bao gồm kế hoạch doanh thu và chi phí) của pḥng, ban ḿnh gửi về pḥng TC-KT để tổng hợp, cân đối và lên kế hoạch ngân sách của toàn công ty.
- Trên cơ sở đó, Tổng Giám đốc tŕnh bày kế hoạch ngân sách trong năm trước Hội Đồng Quản Trị trong cuộc họp cuối cùng của năm trước.
- Căn cứ kế hoạch đă được duyệt, Kế toán trưởng lên kế hoạch chi tiết phần kinh phí hoạt động cho năm tới và thông qua Tổng Giám đốc rồi gởi về cho các pḥng, ban. Các pḥng, ban căn cứ trên bảng kế hoạch chung lên dự trù kinh phí hàng tháng và gởi về cho Pḥng TCKT trước ngày 30 hàng tháng.
- Pḥng TCKT tổng hợp lại kinh phí toàn công ty gởi các thành viên liên quan tham khảo chậm nhất vào ngày 10 của đầu tháng kế tiếp.
- Các Phó Tổng Giám đốc được ủy quyền có toàn quyền sử dụng ngân sách đă được duyệt trong phạm vi bộ phận ḿnh phụ trách nhằm tạo tính chủ động cao hơn cho cho các cấp trong giải quyết công việc.
- Riêng khi thực hiện ngân sách cho đầu tư th́ phải báo cáo và được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc để đảm bảo tính thống nhất của kế hạch đầu tư tổng thể.
2. Hạn mức chi phí :
2.1. Hạn mức sử dụng điện thoại :
2.1.1 Hạn mức sử dụng điện thoại di động :
- Công ty thanh toán chi phí điện thoại di động theo các hạn mức sau :
- Tổng Giám đốc : 2.000.000 đ/tháng
- Phó Tổng giám đốc : 1.500.000 đ/tháng
- Giám đốc sản xuất, trưởng các pḥng ban : 400.000 đ/tháng
- Lái xe : 150.000 đ/tháng
- Các trường hợp khác do Tổng Giám Đốc quyết định.
Số thuê bao ĐTDĐ là một ID đối với mỗi chức danh, và ID sẽ được giữ ổn định cho từng vị trí tương ứng với chức danh đó.
Trong trường hợp sử dụng vượt hạn mức, người sử dụng phải làm giải tŕnh cho cấp có thẩm quyền duyệt. Nếu do công việc phát sinh, cấp thẩm quyền đồng ư duyệt chi. Pḥng TCKT sẽ hạch toán vào chi phí của pḥng ban đó. Nếu bất hợp lư, không có cấp thẩm quyền duyệt, cá nhân đó phải hoàn lại phần sử dụng vượt định mức.
Khi chuyển công tác, hạn mức sẽ điều chỉnh phù hợp vị trí mới. Trong trường hợp tạm nghỉ trong thời gian quá 1 tháng theo quy định của Luật Lao động (nghỉ sanh, nghỉ ốm.) hoặc theo sự chấp thuận của công ty th́ hạn mức điện thoại di động tạm thời ngừng áp dụng.
2.1.2 Hạn mức sử dụng điện thoại bàn :
Nhằm sử dụng tài sản được công ty trang bị một cách tiết kiệm và hiệu qủa nhất, các pḥng ban cần nêu cao ư thức tự giác, hạn chế sử dụng điện thoại bàn vào việc riêng, một số trường hợp công ty sẽ khoá hướng gọi di động hoặc liên tỉnh.
2.2.Hạn mức công tác phí :
2.2.1.Một số qui định :
- Công tác phí là một khoản chi phí trả cho nhân viên công ty được cử đi công tác trong và ngoài nước để trả tiền vé tàu ,xe cho bản thân và cước hành lư, tài liệu mang theo để làm việc (nếu có), chi phí cho nhân viên trong những ngày đi đường và ở nơi đến làm việc.
- Công tác phí sẽ được trả trên cơ sở chi phí hợp lư với các hóa đơn thanh toán không vượt quá mức quy định cho từng cấp bậc.
- Ngoài phụ cấp căn bản và tiền ăn (được quy định dưới đây), các hóa đơn không hợp lệ hay các khoản chi không có chứng từ đều không được chấp nhận, ngoại trừ các khoản chi đă được duyệt trước khi thực hiện.
- Đối với Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc: chi phí ăn uống để tiếp khách xem như chi phí marketing không nằm trong chi phí công tác.
- Phụ cấp cơ bản chỉ được tính khi đi công tác có nghỉ qua đêm tại nơi công tác. trường hợp công tác trong ngày sẽ không được tính phụ cấp cơ bản.
- Nếu các chi phí thực tế hợp lư với các hóa đơn hợp lệ vượt quá số tiền được qui định cho từng chức vụ, ảnh hưởng bởi các yếu tố liên quan khác như: điều kiện sống, giá cả của từng vùng sẽ được Tổng Giám đốc xem xét cho từng trường hợp.
- Trước khi đi công tác ngoài phạm vi làm việc (TP Hà Nội), cá nhân được cử đi công tác cần điền vào phiếu Lệnh Công tác và được xác nhận của người phụ trách trực tiếp. Trường hợp các thành viên Ban Tổng Giám đốc đi công tác sẽ do thư kư hoặc trợ lư Ban Giám đốc lập.
- Lệnh Công tác do pḥng hành chính nhân sự in ấn, quản lư và giao cho từng bộ phận sử dụng. Lệnh Công tác là cơ sở để Pḥng TCKT chi tạm ứng công tác hoặc thanh toán công tác phí theo mức được qui định trong qui định này.
2.2.2.Nội dung công tác phí :
Công tác phí bao gồm những nội dung sau :
- Tiền vé máy bay, vé tàu, xe, đi và về từ cơ quan đến nơi công tác.
- Phụ cấp công tác phí, tiền ăn, tiền thuê chỗ ở tại nơi đến công tác
- Tiền khoán công tác phí hàng tháng do yêu cầu phải đi công tác thường xuyên nhưng không đủ điều kiện thanh toán theo ngày
Các khoản chi công tác phí nói trên được thanh toán theo qui định cụ thể sau đây :
Công tác phí trong nước :
- Thanh toán tiền vé máy bay, vé tàu, xe :
- Nhân viên đi công tác bằng các phương tiện giao thông nhà nước, hợp doanh, tư nhân, nếu có đủ vé máy bay, vé tàu xe hợp pháp th́ được thanh toán theo giá cước qui định. Tiền tàu xe được thanh toán bao gồm tiền mua vé máy bay, vé tàu, xe, cước qua phà, đ̣ ngang, lệ phí sân bay, phí cầu đường và cước hành lư (nếu có).
- Nếu nhân viên tự túc phương tiện đi công tác th́ được thanh toán tiền tàu xe theo gía cước vận tải ô tô hành khách hiện hành tại địa phương cho số km thực đi.
b. Phụ cấp công tác phí : - Phụ cấp cơ bản nhằm hỗ trợ nhân viên khi đi công tác có thêm tiền để trả đủ mức ăn b́nh thường hàng ngày và thuê chỗ nghỉ lại tại nơi đến công tác. Mức phụ cấp qui định như sau :
+ Ban Tổng Giám đốc, HĐQT : 300.000 VNĐ/ ngày
+ Giám đốc sản xuât, trưởng pḥng: 50.000 VND/ ngày
+ Nhân viên, công nhân : 20.000 VND/ ngày
2. Chi phí lưu trú, khách sạn :
+ Ban Tổng Giám đốc, HĐQT : 350.000 VNĐ/ ngày
+ Giám đốc sản xuât, trưởng pḥng : 250.000 VND/ ngày
+ Nhân viên, công nhân : 150.000 VND/ ngày
Phụ cấp công tác khác :
- Phụ cấp công tác khác (xăng xe công tác) chỉ áp dụng cho những nhân viên thường xuyên phải đi lại công tác bằng phương tiện cá nhân nhưng không đủ điều kiện thanh toán theo ngày, mức phụ cấp dược áp dụng như sau :
+Thường xuyên công tác trên 20 ngày/tháng :100.000 VND/tháng
+Thường xuyên công tác từ 10 đến dưới 20 ngày :50.000VND/ tháng
+Thường xuyên công tác từ 5 đến dưới 10 ngày : 20.000 VND/ tháng
+Công tác dưới 05 ngày không tính phụ cấp.
- Mức phụ cấp được chi theo bảng chấm công ngày công tác thực tế của pḥng HCNS và chi vào kỳ thanh toán tiền lương cuối tháng.
- Các pḥng, ban, bộ phận có nhân viên được hưởng chế độ phụ cấp này phải lập danh sách tŕnh Tổng giám đốc kư duyệt làm cơ sở cho việc thanh toán. khi có sự thay đổi nhân sự cần phải điều chỉnh hoặc do yêu cầu, nhiệm vụ cần bố trí công tác khác, các bộ phận phải lập lại danh sách để điều chỉnh kịp thời.
Cán bộ công nhân viên được cử đi công tác, học tập ở nước ngoài được hưởng các khoản sau đây :
- Chi phí chuyên chở khứ hồi, kể cả hành lư và tài liệu.
- Chi phí ăn uống tối đa được duyệt cho từng ngày, yêu cầu đảm bảo chứng từ hợp lư :
+ Ban Tổng Giám đốc, HĐQT : 150 USD
+ Các nhân viên khác : 50 USD
- Chi phí lưu trú khách sạn (ngày) :
+ Ban Tổng Giám Đốc, HĐQT : 100 USD
+ Các nhân viên khác : 50 USD
+ Ban Tổng Giám đốc, HĐQT :
- 50 USD/chuyến công tác dưới 3 ngày,
- 70 USD/chuyến công tác từ 4-7 ngày,
- 100 USD/chuyến công tác từ 8 ngày trở lên.
+ Các nhân viên khác :
- 30 USD/chuyến công tác dưới 3 ngày,
- 50 USD/chuyến công tác từ 4-7 ngày,
- 70 USD/chuyến công tác từ 8 ngày trở lên
- Chi phí đi lại, lệ phí sân bay được thanh toán khi xuất tŕnh chứng từ đầy đủ.
- Các chi phí công tác phải được dự trù và ghi rơ từng loại trong phiếu đề nghị tạm ứng và được cấp có thẩm quyền duyệt trước khi cá nhân đó đi công tác hoặc trước khi thực hiện tác vụ.
2.2.3.Qui định sử dụng phương tiện công tác :
Cự ly dưới 50 km :
- Phương tiện sử dụng là các phương tiện cá nhân hoặc phương tiện vận tải công cộng khác trừ phần qui định tại điểm b dưới đây.
- Các nhân viên từ cấp trưởng pḥng trở lên khi đi giao dịch và thủ qũi khi đi rút tiền tại Ngân hàng được phép sử dụng ô tô nếu cần thiết.
Cự ly trên 50 km :
Tùy trường hợp và tính chất công việc, công ty sẽ bố trí phương tiện công tác, phương tiện vận tải công cộng hoặc thuê xe ô tô trên cơ sở đề nghị của các bộ phận cho phù hợp.
2.3.Chi phí khác :
- Chi phí tiếp khách, giao tế, quà biếu sẽ do cấp có thẩm quyền duyệt tùy theo tính chất công việc.
II. THẨM QUYỀN DUYỆT
Tổng Giám đốc có thẩm quyền duyệt chi cao nhất trong toàn Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị. Tổng Giám đốc quy định ủy quyền cho các Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc bộ phận, Trưởng pḥng ban trong từng lĩnh vực cụ thể và cho các trường hợp đặc biệt khác.
- Kế toán trưởng là người được Tổng Giám đốc ủy quyền để xem xét toàn bộ hoạt động thu chi tài chính. Trong một số trường hợp, Kế toán trưởng có thể xin ư kiến Tổng Giám đốc trước khi kư duyệt chứng từ.
- Các Giám đốc bộ phận, Trưởng pḥng ban được quyền duyệt chi nội dung cho các khoản chi phí nằm trong kế hoạch đă được Ban Tổng Giám Đốc duyệt. Kế toán trưởng được quyền duyệt chi nội dung cho các khoản chi trên khi Tổng Giám đốc đi vắng và phải báo cáo cho Tổng giám đốc để được xác nhận lại trên chứng từ đă duyệt, ngoại trừ trường hợp Kế toán trưởng đă được ủy quyền bằng văn bản của Tổng giám đốc về quyền duyệt chi.
- Trường hợp các pḥng ban hoán chuyển mục đích sử dụng chi phí phải được sự đồng ư của Tổng giám đốc.
- Các Giám đốc bộ phận, Trưởng pḥng ban phải giải tŕnh nội dung các khoản chi khi có yêu cầu và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban Tổng giám đốc cho toàn bộ chi phí hoạt động của pḥng ban ḿnh.
- Ban Tổng giám đốc có thẩm quyền duyệt chi các loại chi bất thường, đặc biệt.
- Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm kiểm tra cuối cùng về tính hợp pháp, hợp lư của các loại chứng từ trước khi thanh toán. Đối với các chứng từ không hợp lệ, Kế toán trưởng có toàn quyền từ chối chi, mặc dù chứng từ đă được cấp có thẩm quyền duyệt chi. Các trường hợp đặc biệt khác do Tổng Giám đốc duyệt chi.
III. THỦ TỤC CHỨNG TỪ, NỘI DUNG THANH TOÁN
- Các pḥng ban khi lập chứng từ thanh toán với Pḥng TCKT phải ghi rơ loại chi phí để theo dơi. Riêng đối với các khoản chi thực hiện dự án, công tŕnh (chi phí vật tư,hàng hóa, dịch vụ thuê ngoài, chi phí nhân công, ca máy thi công, các chi phí vật chất khác... cần phải được chi tiết theo từng hạng mục công tŕnh nhằm dễ dàng đối chiếu, kiểm tra trong khâu thanh toán cũng như đẩy nhanh tiến tŕnh thực hiện công việc.
- Pḥng TCKT có trách nhiệm giám sát từng loại chi phí cụ thể của các pḥng ban trong toàn Công ty, đối chiếu báo cáo định kỳ. Các pḥng ban phải tự theo dơi khoản chi cụ thể của pḥng ban ḿnh và đối chiếu với Pḥng TCKT khi thực cần thiết.
- Hóa đơn thanh toán phải có đủ các yếu tố : tên đơn vị bán, địa chỉ, con dấu,mă số thuế của đơn vị bán; tên công ty mua (Cty Cổ Phần Nước Và Môi Trường), địa chỉ, mă số thuế người mua (0302490128).
- Hoá đơn thanh toán có dấu hiệu tẩy xoá, sửa chữa… bất cứ h́nh thức va noi dung nào đều được coi là
không hợp lệ.
- Chứng từ hóa đơn có giá trị từ 100.000 VNĐ trở lên yêu cầu phải có hóa đơn đỏ (Bộ Tài chính) hay hóa đơn đặc thù của đơn vị bán. Trong trường hợp không thể có hóa đơn đỏ th́ sử dụng hóa đơn bán lẻ có đóng dấu của đơn vị với giá trị thanh toán không quá 100.000 VNĐ.
- Các chứng từ có giá trị thấp phải đảm bảo tính hợp lư.
- Đối với các khoản tạm ứng, phải giải tŕnh chậm nhất vào ngày cuối của mỗi tháng. Trong trường hợp công việc c̣n đang thực hiện không thể giải tŕnh, cá nhân tạm ứng phải lập phiếu đề xuất tŕnh Tổng giám đốc duyệt và gửi về cho Pḥng TCKT trước ngày cuối của mỗi tháng.
- Để tạm ứng các khoản tiếp theo, phải thanh toán dứt điểm (đối với những công việc đă hoàn thành) các khoản đă tạm ứng trước đó hoặc phải giải tŕnh chi tiết (đối với công việc c̣n đang dở dang), nếu không pḥng TC-KT sẽ từ chối thực hiện, ngoại trừ có ư kiến chỉ đạo khác từ Tổng Giám Đốc.
- Nội dung thanh toán phải tuân thủ các Qui định quản lư tài chính của công ty có hiệu lực hiện hành( con hieu luc thi hanh). Các trường hợp đặc biệt khác do Ban Giám đốc quyết định.
IV. CÁC BIỂU MẪU SỬ DỤNG
1. Mẫu 01 : "Phiếu đề nghị tạm ứng"
Được sử dụng khi các bộ phận hay cá nhân cần ứng trước tiền cho hoạt động liên quan trực tiếp đến công ty, đi công tác bên ngoài (phục vụ cho dự án), hoặc khi cần đề xuất sử dụng chi phí trong giao tiếp, quà biếu. Tổng Giám đốc hay người có thẩm quyền phải kư duyệt trước khi tạm ứng. Mẫu này c̣n được áp dụng trong trường hợp các cá nhân có nhu cầu tạm ứng sử dụng mục đích riêng.
2. Mẫu 02 : "Phiếu đề nghị thanh toán"
Giải tŕnh, liệt kê tất cả các khoản chi có liên quan (đính kèm chứng từ) để Pḥng TCKT giải chi nợ tạm ứng hoặc thanh toán những khoản chi tiêu. Được sử dụng để giải tŕnh các khoản chi đă có tạm ứng trước hoặc không tạm ứng trước. Giải tŕnh này chỉ được thanh toán khi có chữ kư duyệt cuối cùng của Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền.
3. Mẫu 03 : "Phiếu đề xuất"
Dùng để đề xuất một số công việc khác bằng tiền, không nằm trong các lư do nêu trên (tạm ứng, thanh toán).
4. Mẫu 04 : "Kế hoạch ngân sách"
Dùng để lập kế hoạch ngân sách, kinh phí hoạt động của các pḥng, ban. Riêng ngân sách cho đầu tư không nằm trong kế hoạch ngân sách này mà sẽ được báo cáo để được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc nhằm đảm bảo tính thống nhất của kế hạch đầu tư tổng thể.
5. Mẫu 05 : "Lệnh công tác"
Dùng để xác nhận thời thời gian và địa điểm công tác của CBNV, làm cơ sở cho Pḥng TCKT thanh toán chế độ công tác phí và các khoản chi phí khác.
Ghi chú : Riêng mẫu 02 phải ghi rơ loại chi cho từng hóa đơn.
Qui định này có hiệu lực kể từ ngày __ / __ /2011 , cho đến khi có thay đổi khác bằng văn bản. Băi bỏ những văn bản ban hành trước đây.
TỔNG GIÁM ĐỐC